Come funziona un ​Software IWMS e vantaggi

L’ambiente di lavoro non è semplicemente uno spazio fisico, ma un ecosistema complesso che include persone, spazi, tecnologie e processi interconnessi. Quando questo ecosistema funziona in modo efficiente, consente di ridurre i costi, aumentare la produttività e creare un’esperienza positiva per tutti i dipendenti.

Per ottenere questi risultati, è fondamentale una gestione integrata e ottimizzata dell’intero ambiente di lavoro. Ed è proprio qui che entra in gioco un IWMS. Se non sei sicuro di cosa stiamo parlando o come possa migliorare la tua organizzazione questo software, continua a leggere per scoprirne tutti i benefici.

Cos’è e come funziona un Software IWMS (sistema integrato di gestione del posto di lavoro)

Il termine IWMS (Integrated Workplace Management System) è stato introdotto per la prima volta da Gartner, il rinomato servizio di ricerca e consulenza, nel 2004.

Secondo Gartner, un IWMS è definito come:

“un sistema software che supporta la gestione e l’ottimizzazione delle risorse aziendali relative agli immobili, integrando funzioni come la gestione degli spazi, la manutenzione, il consumo energetico, la sicurezza e la pianificazione delle risorse”.

Da allora, questo concetto si è evoluto nel settore immobiliare e della gestione delle strutture, diventando uno strumento completo per integrare vari aspetti della gestione del posto di lavoro:

• I luoghi di lavoro moderni richiedono una gestione efficace per garantire il buon funzionamento delle operazioni quotidiane e la produttività dei dipendenti.
• La gestione di un ambiente di lavoro implica una vasta gamma di attività, tra cui la manutenzione, la sicurezza, la gestione delle risorse e la pianificazione degli spazi.
• L’efficienza di una forza lavoro dipende in gran parte dal buon funzionamento dei processi di back-end.

Con circa l’82% delle aziende che affrontano tempi di inattività non pianificati ogni anno, le interruzioni hanno un impatto significativo su tutta l’organizzazione, influenzando non solo la produttività dei dipendenti, ma anche le vendite e i profitti aziendali.

Un ​software IWMS integra in un’unica soluzione tutte le funzionalità essenziali per la gestione delle infrastrutture aziendali, semplificando attività complesse come:

1. la pianificazione degli spazi;
2. l’amministrazione dei contratti di locazione
3. la programmazione finanziaria.

Grazie alla sua capacità di raccogliere e analizzare dati provenienti da più sistemi, fornisce una visione completa e dettagliata del portfolio immobiliare aziendale, supportando decisioni più informate e strategiche.

Adottando un software integrated workplace management, le organizzazioni possono ridurre significativamente i costi operativi, adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del luogo di lavoro, ottimizzare l’uso degli spazi e perseguire con maggiore efficacia gli obiettivi di sostenibilità. 

Pertanto, in un contesto aziendale sempre più orientato alla digitalizzazione e all’ottimizzazione delle risorse, queste soluzioni rappresentano strumenti imprescindibili per migliorare la gestione delle strutture e aumentare l’efficienza operativa.

5 vantaggi per le aziende che adottano un IWMS

Esistono numerosi motivi per cui le organizzazioni dovrebbero considerare l’investimento in un sistema integrato di gestione del posto di lavoro. Di seguito, esploreremo alcuni dei principali vantaggi che un sistema di questo tipo può offrire alle aziende, contribuendo a ottimizzare le operazioni e migliorare l’efficienza complessiva.

1. Maggiore efficienza

Centralizzando i dati e automatizzando le attività di routine, un software per la gestione degli asset aziendali consente agli amministratori e ai dipendenti di risparmiare tempo. Riducendo la necessità di gestire più strumenti separati, i dipendenti possono utilizzare facilmente le funzionalità integrate per trovare rapidamente risorse e spazi disponibili. Gli amministratori, dal canto loro, non devono più gestire molteplici sistemi e attività ripetitive, il che semplifica le operazioni e accelera il processo decisionale.

2. Risparmio sui costi

Un IWMS aiuta le aziende a ottimizzare l’utilizzo degli spazi e a ridurre il rischio di sovradimensionare le risorse immobiliari. Identificando aree sottoutilizzate, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate sugli investimenti immobiliari. Inoltre, automatizzando la manutenzione preventiva, il sistema riduce la necessità di costosi interventi d’emergenza, allungando la vita degli asset e riducendo i costi complessivi.

3. Migliore esperienza sul posto di lavoro

Un IWMS fornisce dati dettagliati sull’utilizzo degli spazi, consentendo ai team di progettare ambienti che soddisfino meglio le esigenze dei dipendenti. Un ambiente di lavoro ottimizzato rende il lavoro più confortevole ed efficiente, migliorando la produttività e il benessere generale dei dipendenti, il che si riflette in una maggiore soddisfazione sul posto di lavoro.

4. Maggiore utilizzo dello spazio

Grazie alla capacità di monitorare l’utilizzo in tempo reale degli spazi, un IWMS consente alle organizzazioni di massimizzare ogni metro quadrato. Il sistema può identificare aree sottoutilizzate che possono essere riorganizzate o riallocate, ottimizzando l’efficienza complessiva dell’ambiente di lavoro e migliorando la collaborazione tra team.

5. Processo decisionale basato sui dati

L’adozione di un IWMS elimina la necessità di raccogliere manualmente i dati sul posto di lavoro, rendendo le informazioni facilmente accessibili e analizzabili. I leader aziendali possono così prendere decisioni rapide e informate, basate su dati concreti, per migliorare l’efficienza operativa e promuovere il miglioramento continuo.

Aziende e utenti che utilizzano un IWMS

L’applicazione di un integrated workplace management system si estende a una vasta gamma di settori e trova un impiego particolare in contesti in cui la gestione degli spazi e delle risorse è cruciale per il buon funzionamento dell’organizzazione.

1. Settore Aziendale e Corporate
   Le grandi aziende e le organizzazioni corporate, che gestiscono complessi uffici e strutture su larga scala, si avvalgono di un IWMS per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi legati alla gestione degli spazi. L’adozione di un sistema integrato consente di ottimizzare l’allocazione degli spazi di lavoro, monitorare la manutenzione e garantire la sicurezza e la conformità delle strutture.
2. Settore Manifatturiero e Industriale
   In questo settore, un IWMS viene utilizzato per gestire gli impianti di produzione, i magazzini e gli spazi logistici. Il software consente alle aziende di ottimizzare le operazioni legate alla gestione delle strutture, mantenendo il controllo sulle risorse e minimizzando i tempi di inattività dovuti a malfunzionamenti o manutenzioni non pianificate.
3. Settore Sanitario
   Gli ospedali e le strutture sanitarie utilizzano un IWMS per gestire in modo efficace gli spazi e le attrezzature mediche. Grazie a un sistema centralizzato, le strutture sanitarie possono migliorare la gestione delle risorse, monitorare la manutenzione delle attrezzature e ottimizzare la distribuzione degli spazi, migliorando così l’efficienza operativa e la qualità dei servizi offerti.
4. Settore Retail e Commerciale
   Le catene di negozi e le attività commerciali utilizzano un IWMS per ottimizzare la gestione degli spazi nei punti vendita, coordinare le operazioni di manutenzione e gestione dei flussi di clienti. Il software aiuta anche a monitorare l’utilizzo degli spazi e a garantire che le strutture siano sempre operative e in buone condizioni.

Gli utenti di un IWMS provengono da diversi reparti e livelli aziendali, e il software è progettato per soddisfare le esigenze di una varietà di ruoli. Tra i principali utenti vi sono:

1. Facility Manager
   I facility manager sono probabilmente i principali utilizzatori di un IWMS. Si occupano della gestione quotidiana delle strutture, della manutenzione degli edifici e delle risorse, e utilizzano il software per pianificare e monitorare tutte le operazioni legate agli spazi aziendali. Con un IWMS, possono ottimizzare l’utilizzo degli spazi e gestire le richieste di manutenzione in modo più efficiente.
2. Responsabili delle Risorse Umane e dei Lavoratori
   I responsabili delle risorse umane utilizzano un IWMS per gestire la distribuzione degli spazi di lavoro e coordinare le attività legate all’allocazione delle postazioni. Il software permette loro di monitorare l’occupazione degli spazi, la gestione delle richieste di cambiamento e la pianificazione dei movimenti all’interno degli uffici.
3. Tecnici e Manutentori
   I tecnici e i manutentori utilizzano l’IWMS per ricevere e gestire le richieste di intervento. Il software consente loro di accedere a informazioni dettagliate sulla manutenzione degli impianti, pianificare gli interventi preventivi e registrare gli interventi effettuati. Questo migliora l’efficienza e riduce i tempi di inattività degli impianti.
4. Amministratori IT
   Gli amministratori IT sono coinvolti nell’implementazione, nella manutenzione e nella gestione del sistema IWMS. Si occupano di garantire che il software funzioni correttamente, che i dati siano sicuri e che l’integrazione con altre piattaforme aziendali avvenga senza problemi.
5. Top Management e Direzione Strategica
   I dirigenti e i responsabili strategici utilizzano l’IWMS per ottenere una visione complessiva dell’utilizzo delle risorse e degli spazi. I dati forniti dal software possono supportare le decisioni aziendali relative alla gestione degli immobili, alle operazioni di ridimensionamento degli spazi e alla pianificazione futura delle risorse.

In sintesi, l’IWMS è uno strumento altamente versatile che supporta una vasta gamma di settori e una varietà di utenti. La sua capacità di integrare e centralizzare la gestione delle risorse aziendali lo rende indispensabile per ottimizzare l’efficienza operativa, ridurre i costi e garantire un ambiente di lavoro produttivo e sicuro.

L’integrazione di un software di gestione delle manutenzioni permette una visione ancora più efficiente degli impianti e delle risorse aziendali, ottimizzando gli interventi di manutenzione e riducendo i rischi operativi.

Caratteristica	IWMS	CAFM	CMMS
Ambito di applicazione	Gestione integrata degli spazi, risorse e manutenzione	Gestione operativa di impianti e spazi	Gestione specifica della manutenzione
Funzionalità principali	Ottimizzazione degli spazi, risosre e manutenzione	Monitoraggio degli impianti e gestione degli spazi	Pianificazione e gestione della manutenzione
Focus principale	Gestione strategica e operativa su larga scala	Gestione operativa degli impianti	Gestione della manutenzione e degli asset
Applicabilità	Grandi aziende, complesii immobiliari, operazioni strategiche	Aziende che gestiscono edifici e impianti	Aziende focalizzate sulla manutenzione
Integrazione	Alta, con funzioni di gestione risorse e spazi	Limitata, focalizzata sugli impianti	Limitata alla manutenzione

Differenza tra IWMS e altre tipologie di software simili

Nel panorama delle soluzioni software per la gestione delle risorse aziendali, è fondamentale comprendere le differenze tra IWMS (Integrated Workplace Management System), CAFM (Computer-Aided Facility Management) e CMMS (Computerized Maintenance Management System). 

Sebbene questi strumenti possano sembrare simili, ognuno di essi è progettato per rispondere a esigenze specifiche in diversi ambiti della gestione aziendale.

L’IWMS è una piattaforma integrata che fornisce una gestione centralizzata e completa di tutte le risorse aziendali, inclusi gli spazi di lavoro, gli asset, la manutenzione e la gestione strategica degli immobili. Il suo scopo è ottimizzare l’intera operatività aziendale, offrendo visibilità in tempo reale sull’utilizzo degli spazi, sulla manutenzione degli edifici e sugli altri aspetti legati alle risorse aziendali, come la pianificazione a lungo termine e la gestione dei costi. In altre parole, l’IWMS è una soluzione olistica che supporta decisioni strategiche, ottimizzando l’efficienza e riducendo i costi.

Il CAFM, pur avendo alcune funzionalità simili all’IWMS, è più focalizzato sulla gestione operativa e quotidiana degli impianti e delle strutture. Si concentra principalmente sulla manutenzione degli edifici, sull’ottimizzazione degli spazi interni e sulla gestione dei contratti di servizi relativi agli impianti. Sebbene il CAFM possa integrare alcune funzioni di pianificazione a lungo termine, il suo utilizzo è prevalentemente limitato alla gestione operativa, senza il focus strategico che caratterizza un IWMS.

Il CMMS, infine, è una soluzione altamente specializzata che si concentra esclusivamente sulla gestione della manutenzione degli asset aziendali. È utilizzato per pianificare, monitorare e gestire le attività di manutenzione preventiva e correttiva degli impianti e delle attrezzature, con l’obiettivo di minimizzare i tempi di inattività e migliorare l’efficienza operativa.

Rispetto all’IWMS e al CAFM, il CMMS si limita alla manutenzione, senza affrontare altri aspetti della gestione aziendale, come la pianificazione degli spazi o la gestione strategica degli immobili.

In sintesi, la principale differenza tra questi strumenti risiede nell’ambito di applicazione e nel livello di integrazione: mentre l’IWMS offre una soluzione completa e strategica per la gestione delle risorse aziendali, il CAFM si concentra sulla gestione operativa delle strutture e il CMMS è focalizzato sulla gestione della manutenzione.

La scelta tra questi software dipende dalle specifiche necessità dell’organizzazione, che potrebbero richiedere una soluzione integrata (IWMS), una gestione operativa (CAFM) o una focalizzazione sulla manutenzione (CMMS).

Infocad: una soluzione IWMS tutta Italiana per gestire in modo integrato i luoghi di lavoro

Infocad è un software IWMS italiano progettato per gestire in modo integrato ogni aspetto legato alla gestione degli immobili e delle risorse aziendali. Grazie alla sua capacità di raccogliere e analizzare i dati consente alle aziende di prendere decisioni basate su informazioni accurate e in tempo reale, il tutto in completa sicurezza, indipendentemente dalla posizione geografica.

Ad oggi, Infocad è stato scelto da numerose aziende, appartenenti a settori diversi, con un totale di oltre 50 milioni di metri quadrati gestiti. I nostri clienti, pur operando in ambiti industriali differenti, condividono la necessità di ottimizzare le attività non direttamente legate al core business, tra cui la gestione della produttività degli uffici, delle utility, della sicurezza antincendio, delle telecomunicazioni, del servizio mensa, della manutenzione, delle pulizie, del facchinaggio, della gestione documentale e del monitoraggio dei consumi energetici.

Un caso studio particolarmente significativo riguarda il Policlinico Universitario Agostino Gemelli, dove Infocad è stato implementato per ottimizzare i trasporti interni, una funzione critica in una struttura ospedaliera di grandi dimensioni.

Il Policlinico Universitario Agostino Gemelli, con oltre 1.600 posti letto e 95.000 ricoveri annui, aveva l’esigenza di migliorare la gestione dei trasporti interni, essenziali per il movimento di materiali e pazienti tra i vari reparti. L’obiettivo era coordinare i trasporti in modo più preciso e tempestivo, migliorando l’efficienza complessiva dei servizi ospedalieri.

Per affrontare questa sfida, è stato sviluppato un modulo specifico all’interno della piattaforma Infocad, che ha permesso la gestione centralizzata e informatizzata delle richieste di trasporto. Il sistema, integrato con le funzionalità esistenti dell’ospedale, come la gestione dell’anagrafica tecnica e delle attività di manutenzione, ha migliorato la comunicazione in tempo reale tra la centrale operativa e il personale addetto ai trasporti, grazie all’applicazione Infocad installata sugli smartphone forniti agli ausiliari.

Questa sinergia tra le diverse funzioni ha portato a una serie di vantaggi:

• Ricezione tempestiva di tutte le richieste di trasporto per una pianificazione giornaliera accurata.
• Tracciamento puntuale dello stato di avanzamento dei singoli trasporti.
• Eliminazione dei colli di bottiglia, riducendo i ritardi nei reparti di degenza.
• Riduzione dei tempi di attesa dei pazienti grazie a una pianificazione più precisa dei trasporti.
• Ottimizzazione dei flussi di lavoro, migliorando l’efficienza complessiva del servizio ospedaliero.
• Report dettagliati che monitorano e valutano l’attività e i carichi di lavoro, consentendo una gestione più equilibrata delle risorse.
• Bilanciamento del carico di lavoro per ciascun dipendente, evitando sovraccarichi e inefficienze.
• Migliore gestione della complessità logistica, grazie alla centralizzazione delle richieste e alla gestione integrata con il sistema di Facility Management.

L’innovativa soluzione ha portato il Policlinico Universitario Agostino Gemelli a ricevere il Premio Innovazione Digitale in Sanità 2019 nella categoria “Supporto ai Processi di Gestione del Paziente” indetto dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, un riconoscimento che evidenzia l’efficacia delle soluzioni digitali nella sanità e l’importanza di tecnologie come Infocad per migliorare la qualità dei servizi e l’efficienza operativa delle strutture ospedaliere.

Consulta tutti i dettagli del caso studio > https://www.infocadfm.com/risorse/casi-studio/policlinico-agostino-gemelli/

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